Informacje RODO dotyczące przetwarzania danych osobowych zawartych w korespondencji elektronicznej
I. Administrator danych.
Firma OVO-TECH Sp. z o.o. w Starachowicach, Boczna 43, 27-200 Starachowice, Polska, NIP: 664-214-74-52, jest administratorem danych odbiorców i nadawców wiadomości elektronicznych. Z administratorem można się skontaktować pod adresem:
- pod adresem korespondencyjnym: Boczna 43/1, 27-200 Starachowice, Polska
- na adres e-mail: office@egg-breakers.com
II. Cele i czas przetwarzania danych osobowych.
Administrator przetwarza dane kontaktowe nadawców i odbiorców korespondencji e-mail zawarte w treści tej korespondencji, w celu:
- Umożliwienie kontaktu e-mailowego z administratorem i nawiązanie kontaktu z adresatami;
- Dokumentowanie ustaleń z klientami, kontrahentami i innymi osobami;
- Przyjmowanie pism, wniosków i podań w formie elektronicznej, np. skarg, reklamacji, innych wniosków;
- Obrona przed roszczeniami i dochodzenie wszelkich roszczeń.
Administrator przechowuje ww. korespondencję przez rok, chyba że wiadomości zawierają treści istotne z punktu widzenia dochodzenia roszczeń lub ochrony przed roszczeniami. W takim przypadku administrator zastrzega sobie prawo do przechowywania wybranych wiadomości przez okres do 3 lat, tj. do dnia przedawnienia roszczeń zgodnie z Kodeksem cywilnym.
III. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych.
Podstawą prawną przetwarzania danych zawartych w korespondencji e-mail jest:
- Prawnie uzasadniony interes administratora danych i nadawców wiadomości elektronicznych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – w odniesieniu do korespondencji incydentalnej, w celu umożliwienia kontaktu elektronicznego z administratorem;
- Niezbędność do wykonania umowy z naszymi klientami lub kontrahentami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – w przypadku korespondencji prowadzonej w celu wykonania umowy;
- Dobrowolnie wyrażona zgoda – jeśli w przesyłanej korespondencji zawarte są dane szczególnych kategorii. Jeśli nadawca nie wyraził zgody w swojej korespondencji, poprosimy o osobne udzielenie zgody, ponieważ jest to warunek wstępny przetwarzania danych kategorii specjalnej zgodnie z RODO. Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie, bez podania przyczyny, ale bez uszczerbku dla zgodności z prawem przetwarzania danych przed jej wycofaniem;
- Dobrowolnie wyrażona zgoda poprzez wyraźne działanie potwierdzające – jeżeli nadawca wiadomości zwróci się z prośbą o udzielenie informacji dotyczących marki administratora, jego produktów lub usług, odpowiedź udzielona nadawcy będzie zawierała żądane przez nadawcę informacje, a wysłanie prośby będzie oznaczało zgodę na przesyłanie przez administratora informacji handlowych na podany przez nadawcę adres e-mail w zakresie niezbędnym do udzielenia informacji (art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną). 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną); Zgoda może być cofnięta w każdym czasie, bez podania przyczyny, przy czym informacje handlowe wysłane po złożeniu żądania, a przed cofnięciem zgody, będą wysyłane zgodnie z prawem; Cofnięcie zgody może uniemożliwić udzielenie pełnej odpowiedzi na zadane pytanie;
- Prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na dochodzeniu roszczeń lub obronie przed roszczeniami – zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności kodeksu cywilnego (art. 6 ust. 1 lit. f) oraz art. 9 ust. 2 lit. f) RODO).
IV. Odbiorcy danych osobowych zawartych w korespondencji.
- Administrator może ujawnić treść korespondencji wyłącznie w celu dochodzenia swoich roszczeń w postępowaniu oraz podmiotom współpracującym z Administratorem na podstawie pisemnych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, w celu realizacji zadań i usług określonych w umowie z Administratorem, w szczególności w zakresie obsługi poczty elektronicznej lub tradycyjnej, hostingu, usług IT, windykacji, usług prawnych lub doradczych, usług administracyjnych.
- Administrator nie planuje przekazywania danych osobowych do państw trzecich (tj. państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w tym Unii Europejskiej, Norwegii, Liechtensteinu i Islandii) oraz organizacji międzynarodowych.
- Dane osobowe zawarte w korespondencji nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
V. Prawa osób, których dotyczą dane osobowe.
Z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z RODO i innych przepisów prawa, każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:
- Dostęp do danych – w celu potwierdzenia, czy dane osobowe są przetwarzane. (Art. 15 RODO);
- Uzyskanie kopii danych – uzyskanie kopii danych podlegających przetwarzaniu (art. 15 ust. 3 RODO);
- Sprostowanie – sprostowanie danych osobowych, które są niedokładne lub niekompletne (art. 16 RODO);
- Usunięcie danych – żądanie usunięcia danych osobowych (art. 17 RODO);
- Ograniczenie przetwarzania – żądanie ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO);
- Przenoszenie danych – (art. 20 RODO);
- Sprzeciw wobec przetwarzania jego danych osobowych (art. 21 RODO).
W celu skorzystania z powyższych praw osoba, której dane dotyczą, powinna skontaktować się, korzystając z podanych danych kontaktowych, z Administratorem i poinformować go, z których praw i w jakim zakresie chce skorzystać.
V. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, Stawki 2, z którym można się skontaktować w następujący sposób:
- Pocztą: Stawki 2, 00-193 Warszawa;
- Za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej dostępnej pod adresem: www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt;
- Telefonicznie: +48 (22) 531 03 00.
VI. Inspektor ochrony danych.
W każdym przypadku osoba, której dane dotyczą, może również skontaktować się bezpośrednio z inspektorem ochrony danych Administratora pod adresem:
- Adres e-mail: ovo-tech.office@egg-breakers.com;
- Na wyżej wymieniony adres pocztowy z dopiskiem: Inspektor ochrony danych.
VII. Akty prawne przywołane w polisie
1) RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/EW (Dz.Urz. UE L 2016 Nr 119, s. 1);
2) Art. 10 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1219 z późn. zm.);
3) Art. 118 oraz aktualizację ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1025 z późn. zm.).